Seguro que has oído campanas. Que si la «factura electrónica», que si el «software antifraude», que si el «Gran Hermano fiscal». Y tú, como buen almeriense, habrás pensado: «Bah, eso queda lejos, ya me preocuparé cuando llegue el momento».
Error.
Te lo digo con la mano en el corazón y el BOE en la otra: dejar esto para el último día es jugar a la ruleta rusa con la Agencia Tributaria. Y te aseguro que la AEAT siempre gana.
La entrada en vigor del sistema VeriFactu para la inmensa mayoría de autónomos y pymes se ha fijado para 2026. Suena a ciencia ficción, pero cuando te quieras dar cuenta estamos comiendo las uvas y tú sigues haciendo facturas en un Excel que ya es ilegal.
¿Qué es exactamente esto del VeriFactu y por qué debería quitarte el sueño?
Vamos a dejarnos de tecnicismos aburridos un momento.
Básicamente, el Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude (aprobado en el Real Decreto 1007/2023) establece que tu software de facturación tiene que ser «chivato» e inalterable.
¿Qué significa esto en cristiano? Que se acabó el «hazme una factura rectificativa borrando la anterior» o el «modifícame la fecha de esta para que entre en el trimestre pasado».
El sistema VeriFactu exige que cada factura que emitas deje una huella digital inborrable. Si intentas manipularla después, el sistema grita y Hacienda se entera. Es un registro de eventos que garantiza la trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
O sea, que el «truco del almendruco» con la contabilidad B se ha terminado.
«Pero Mercedes, yo uso Word y Excel de toda la vida…»
Pues ve despidiéndote.
A partir de la fecha límite en 2026, usar hojas de cálculo o programas no certificados para emitir facturas será motivo de sanción. Y no hablo de multitas de aparcamiento.
La normativa exige que los programas informáticos que soporten los procesos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Un Excel no cumple nada de esto. Un Excel se puede editar, borrar y volver a escribir sin dejar rastro. Eso es precisamente lo que Hacienda quiere erradicar.
¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real?
Aquí viene la madre del cordero. Tienes dos opciones:
- Sistema VERI*FACTU (El recomendado): Tu programa envía automáticamente los registros a la AEAT al momento de expedir la factura.
- La ventaja: Te ahorras líos, cumples al 100% y Hacienda te mira con mejores ojos porque eres «transparente». Además, te agiliza el cálculo de los impuestos.
- Sistema NO VERI*FACTU: No las envías al momento, PERO tu sistema tiene que guardarlas con una firma digital y una huella electrónica (hash) encadenada. Y ojo, porque si Hacienda te hace una inspección, tienes que volcar esos datos al instante.
Yo, que he visto muchas inspecciones y sé lo mal que se pasa, te diré que la tranquilidad de que se envíe solo y te olvides, no está pagada.
El calendario: 2026 no está tan lejos
Aunque los desarrolladores de software tienen plazos más ajustados, para ti, que estás al pie del cañón con tu negocio, la fecha clave es 2026.
Parece que hay tiempo, ¿verdad? Pero cambiar el sistema de facturación de una empresa no se hace en una tarde de domingo. Hay que elegir el programa, migrar datos, aprender a usarlo y adaptar tus procesos. Si esperas a diciembre de 2025, te va a pillar el toro, te vas a estresar y, lo peor, vas a acabar pagando más por un software mediocre por las prisas.
¿Y si paso del tema?
Pues prepárate el bolsillo.
La Ley General Tributaria se ha puesto muy seria con el régimen sancionador. Tener un software que no cumpla con la normativa (o que permita la famosa «contabilidad de doble uso») puede acarrear multas de hasta 50.000 euros.
Sí, has leído bien. Cincuenta mil.
Por no hablar de la sanción por no tener los registros adaptados correctamente. No es por meter miedo, es la realidad pura y dura. Hacienda quiere digitalización total y el que se quede fuera, paga el pato.
No te agobies, que esto tiene solución
Mira, sé que leer esto da dolor de cabeza. Bastante tienes ya con levantar la persiana cada día, pelear con proveedores y buscar clientes como para ponerte ahora a estudiar informática y reales decretos.
Esto del VeriFactu es un follón, las cosas como son, pero es obligatorio y hay que pasar por el aro.
Lo bueno es que no tienes que hacerlo solo/a.
Si te estás preguntando si tu sistema actual vale, o no tienes ni idea de qué programa elegir para no pillarte los dedos, no te pongas a buscar en Google a lo loco. Pásate por el despacho o mándame un correo. Nos sentamos, lo vemos con calma (y con un café delante, que así se digieren mejor estas cosas) y buscamos la forma más sencilla y barata para que cumplas con la ley sin que te explote la cabeza.
Más vale prevenir ahora que llorar en 2026.