Cómo reducir el desorden de tu archivo en agosto

Cómo reducir el desorden de tu archivo en agosto

Cómo reducir el desorden de tu archivo en agosto

Agosto puede es un buen mes para reducir el desorden de tu archivo. Aquí te dejamos algunos consejos.

Una vez finalizada la temporada de presentación de impuestos, es momento de ordenar el archivo. La regla básica es conservar los justificantes, documentación, recibos y otra información utilizada durante, al menos, cuatro años.

Si hay un aspecto positivo en la presentación de una declaración de impuestos, es que los documentos todavía están a mano. Agosto puede ser un buen mes para organizarlos y reducir el desorden.
Toma nota de algunos consejos a tener en cuenta:
Documentos fiscales: Los justificantes de los impuestos presentados, documentación, recibos y otra información, debe conservarse al menos cuatro años desde la finalización del plazo de presentación del impuesto. Sin embargo, el tiempo puede ser superior si se trata de inversiones, tales como acciones, fondos de inversión, inmuebles u otro activo fijo. Si tienes algún tipo de bonificación fiscal pendiente de aplicar, deberás conservar sus justificantes cuatro años desde que la apliques. Recuerda que si eres empresario, el Código de Comercio te obliga a guardar la documentación de tu empresa durante seis años.
Llegado el momento de deshacerte de parte de la documentación del archivo de la empresa, asegúrate de destruirla correctamente. Los documentos están llenos de números de la Seguridad Social, detalles de préstamos, datos de clientes y proveedores y otra información sensible. Existen empresas acreditadas encargadas de la destrucción de papel que te entregarán un certificado de destrucción.
Digitalizar: No es mala idea conservar toda la documentación en papel. Si ocupa demasiado espacio recuerda que declaraciones, extractos bancarios y otra información puedes conservarla en formato digital. Siempre es aconsejable realizar una copia de seguridad de los registros contables de la empresa en una unidad externa de almacenamiento y guardarla en un lugar seguro de pérdidas, robos o hackers. La nube tiende a convertirse cada vez más en la mejor opción, permitiéndote realizar consultas de tu archivo desde cualquier lugar, incluso de manera offline.
Desarrollar un sistema: Gran parte de la reducción del desorden en tu archivo depende de que tú mismo elimines del uso de papel. Por ejemplo, realizando los pagos a través de banca electrónica, domiciliando impuestos, firma documentos electrónicamente, etc. En cuanto al resto de documentos, la mitad de la batalla del desorden está ganada si no barajas los papeles a tu alrededor más del tiempo necesario. Sé metódico en la periodicidad de tu archivo. Además, hay un montón de documentos que es probable que no necesites, desde los folletos de evolución de productos financieros a manuales de pequeña maquinaria para oficina. No todo lo que parece oficial es tan importante.

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